Las bases de datos son una herramienta extremadamente potente cuando se utiliza con propiedad. Ahora bien, si se cometen determinados errores graves, su uso puede ser contraproducente. Una mala calificación de los leads, la falta de tiempo y la falta de seguimiento de la actualidad de su mercado contrarrestarían todos sus esfuerzos. Y como siempre está en todos los frentes de su trabajo, estamos convencidos de que se reconocerá en alguno de estos errores. Pero no se preocupe, gracias a una serie de prácticas fáciles de implantar obtendrá y mantendrá una base de datos óptima.

En este artículo repasaremos los tres errores principales que hacen que una base de datos quede obsoleta y los acompañaremos de una serie de trucos para enmendarlos.

• Error número 1: no califica (o califica mal) los leads
• Error número 2: le falta tiempo
• Error número 3: no hace un seguimiento de la actualidad del mercado (o lo hace de forma insuficiente)

#Error número 1: no califica (o califica mal) los leads

Antes de incorporarlos en el CRM, debe recabar los datos. Habitualmente, provienen de diferentes fuentes, tales como formularios de contacto, pop-ups y ferias profesionales.

Como bien sabe, en los formularios no se puede solicitar un sinfín de datos y el usuario no siempre rellena correctamente los campos (errata al introducir el número de teléfono, por ejemplo, o voluntad de facilitar determinadas informaciones «erróneas», como un correo-e personal). Rápidamente, la base de datos puede quedar incompleta (número de teléfono, correo-e, razón social incompleta, cargo, por ejemplo).

Si estructura los campos de los formularios y habilita algunos como obligatorios, conseguirá recabar datos completos, fiables y aptos para su uso comercial.

Además, le aconsejamos que los formularios incluyan un máximo de cinco campos (nombre, apellido, cargo, empresa, correo-e) para no agobiar al usuario y evitar que salga precipitadamente del sitio web. Con los datos recabados en esta etapa podrá contactar a los clientes potenciales de forma personalizada y adaptar consecuentemente la estrategia de prospección.

Finalmente, para obtener el máximo de datos relacionados con los grados de madurez de los clientes potenciales, recuerde adaptar los formularios a las diferentes fases de compras. Por ejemplo, en Corporama hemos creado tres formularios distintos. En cada uno solicitamos datos más o menos cercanos a la necesidad del cliente potencial (desde el correo-e al número de comerciales, por ejemplo).

Nuestro consejo: Para evitar ser demasiado invasivo y que los clientes potenciales huyan, incorpore campos inteligentes. Una vez rellenado, un campo «inteligente» se sustituye por otro campo, igualmente «inteligente», que aparecerá si el usuario vuelve a rellenar el formulario. Con los campos inteligentes recabará un mayor número de informaciones sin multiplicar el número de formularios.

Por definición, una base de datos es dinámica, por lo que deberá testear regularmente los formularios.

¿Sabía que el 30 % de los datos de una empresa cambian cada 12 meses?*

De ahí la importancia de obtener información fiable para que sus acciones comerciales y de marketing lleguen a buen puerto.

#Error número 2: los datos introducidos en el CRM son incompletos

Está en todos los frentes y le falta tiempo para comprobar los datos incluidos en la base de datos. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, los errores tipográficos o de copiado, las fichas incompletas, los datos no normalizados pueden llegar a hacer que su fichero de base de datos sea absolutamente inexplotable.

Al conectar el CRM con una solución de inteligencia comercial, conseguirá eludir esta pérdida de valor y, además, obtendrá una solución que actualiza en tiempo real sus datos. En un solo clic, las fichas se rellenarán de manera completa y fiable. Con menos errores y un ahorro de tiempo considerable, su base de datos se lo agradecerá.

Nuestro consejo: Cuando se implanta una solución de inteligencia comercial, es primordial recordar que el CIF de las empresas será el elemento clave de la base de datos. El CIF es el medio de identificación de las empresas españolas y le ayudará a definir y segmentar de forma sencilla la base de datos. Por lo tanto, el fichero de prospección siempre tiene que basarse en este indicador y no en los datos de contacto, condenados a evolucionar.

Con el proceso de agregación del CIF, conseguirá una base de datos fiable, completa y, sobre todo, en consonancia con la actualidad del mercado objetivo.

¿Cuál es el resultado? La posibilidad de contactar directamente a la persona adecuada en el momento adecuado con el discurso adecuado.

La falta de fiabilidad de los datos incide hasta en un 20 % en el volumen de negocio de las empresas**

#Error número 3: no hace un seguimiento de la actualidad del mercado (o lo hace de forma insuficiente)

Nos referimos a la actualidad de su mercado. Cualquier acontecimiento destacado (cese de actividad, fusión, recompra, cambio de sede, contratación, nombramiento, cambio en los estatutos, etc.) puede ser una oportunidad de negocios potencial para su empresa. Pero hay que ser capaz de identificar esas señales. Una vez más, únicamente una gestión de la base de datos en tiempo real le permitirá seguir las tendencias del mercado y actuar consecuentemente.

¿Sabía que el 95 % de las oportunidades de venta provenían de señales débiles, como un cambio de sede, por ejemplo?***

Nuestro consejo: Programar alertas automáticas sobre acontecimientos muy precisos le permitirá seguir la vida de sus clientes y clientes potenciales. Consecuentemente, su relación con ellos será más personalizada y el conocimiento del cliente mejorará significativamente.

En este sentido, ¿sabía que nuestros comerciales han implantado una alerta sobre las empresas que contratan a comerciales para recibir una notificación automática por correo-e?

Para nosotros, este aviso es un factor clave, así que hemos decidido darle prioridad. Así, nuestros equipos pueden contactar a las empresas en el momento adecuado con un discurso personalizado que calará en la mente de nuestros interlocutores.

Bases de datos mal rellenadas, falta de tiempo para actualizar los ficheros, incapacidad de detectar las señales de negocio, etc. Estas situaciones, si bien son contraproducentes para la buena salud de su empresa, se pueden solucionar de forma rápida y fácil.

*INSEEE
** L. English
***Corporama